Descriere
Este un soft de pontaj complet ce respecta Codul Muncii si practicile din Romania cu privire la:
- Controlul si Urmarirea respectarii prevederilor Regulamentului de Ordine Interioara cu privire la prezenta
- Intocmirea pontajelor in vederea calculului salarial
Se adreseaza firmelor mari (mai mult de 300 angajati)
Se foloseste in retea si prin Internet, de catre mai multi utilizatori, simultan. Baza de date si o parte din programe sunt instalate pe un calculator cu functie de SERVER. Toate statiile de lucru ce doresc sa foloseasca sistemul se vor conecta la acest SERVER.
In acesta configuratie SERVER-ul va descarca terminalele de pontaj in mos ciclic si va procesa sosirile si plecarile pe masura ce acestea sunt descarcate din terminalele de pontaj, astfel incat rapoartele de pontaj sunt generate aproape in timp real.
Conectarea la serverul de pontaje prin Retea
Statiile de lucru se pot conecta si comunica cu serverul de pontaje in mod clasic.
In aceasta configuratie, managerii pot introduce in baza de date cereri pentru ore suplimentare, motivari, etc si pot extrage rapoartele pentru care au primit drepturi de vizualizare.
Aprobarea cererilor se poate face de exemplu la Resurse Umane, astfel incat sa se asigure aplicarea unui set unic de reguli pentru toate departamentele, existand un control asupra datelor sistemului.
Tot la Resurse Umane se pot extrage rapoartele de abateri de la prevederile Regulamentului de Ordine Interioara si se pot genera notificarile catre angajati.
Conectarea la serverul de pontaje prin Internet
Daca serverul este instalat intr-un datacenter sau intr-o locatie speciala pentru servere, care nu este in aceeasi locatie cu statiile de lucru ale utilizatorilor, serverul va putea deservi si statiile de lucru conectate prin Internet, folosind protocoalele http sau https (conexiune criptata cu certificat digital)
Avand in vedere ca interfata programului este utilizabila si in limba Engleza, acest mijloc de comunicare poate fi folosit de catre managerii companiilor multinationale aflati in alte tari pentru controlul prezentei angajatilor din Romania.
Beneficii
- Interfata de utilizare in Limba Romana si Engleza
- Numar teoretic nelimitat de angajaţi. Limitarea depinde de capacitatea de stocare a calculatorului si capacitatea de stocare a memoriei interne a ceasurilor de pontaj folosite.
- Numar nelimitat de utilizatori si o paleta bogata de drepturi la nivel de utilizator.
- Exportul rapoartelor in format XLS sau PDF.
- Generararea si transmiterea automata prin e-mail a rapoartelor la nivel de departament, manager, angajat.
- Definirea schimburilor: fixe, flexibile, exceptie.
- Gestiunea sarbatorilor legale.
- Gestiunea datelor angajatilor.
- Organizarea datelor pe Departamente, Zone, Manageri si Locatii.
- Planificarea programului de lucru cu ajutorul schimburilor. Pentru locurile de munca cu flux continuu, planificarea poate fi facuta cu rotirea automata a schimburilor asociate angajatilor.
- Preluarea si aprobarea, de catre utilizatori ce au aceste drepturi, a:
- Orelor Suplimentare: ore in plus fata de durata schimbului, ce necesita aprobare pentru a deveni ore suplimentare ce vor aparea in Foaia Colectiva de Prezenta;
- Orelor/Zilelor Nelucrate Motivate: timp nelucrat de tipul: Concediu de Odihna, Concediu Medical, Invoiri fara plata si a altor tipuri definibile de utilizator;
- Rectificari ale Absentelor: ce pot aparea ca urmare a lipsei pontarilor datorate: absentei angajatilor aflati in deplasari in interes de serviciu, uitarii de a ponta, etc;
- Posibilitatea urmaririi respectarii Regulamentul de ordine Interioara prin definirea si evaluarea Incidentelor de tipul:
- Intarzieri cu mai mult de [x] minute
- Plecari mai devreme cu mai mult de [x] minute
- Absenta din timpul de lucru cu durata mai mare de [x] minute
- Generarea automata a documentelor de notificare a angajatilor cu privire la incidentele fiecaruia pe durata unei luni.
- Compensarea Automata a Orelor Suplimentare cu Ore Absenta: Daca un angajat are in anumire zile ore de absenta si in alte zile ore suplimentare, programul compenseaza automat, la nivel de luna, orele suplimentare cu orele de absenta.
- Urmarirea respectarii planificarii zilelor de Concediu de Odihna
- Transferul datelor angajatilor in memoria interna a ceasurilor de pontaj si descarcarea sosorilor si plecarilor angajatilor din memoria ceasurilor de pontaj in baza de date.
- Transferul datelor intre statia de lucru si terminalele de pontaj cu stick-uri USB, pentru terminalele de pontaj deconectate
- Integrarea usoara cu alte sisteme informatice: fiecare angajat este prezent in rapoarte insoţit de numarul de marca (cod unic al angajatului din alte baze de date ale clientului).
- Posibilitatea modificarii programelor in vederea adaptarii cerintelor particulare ale fiecarui client.
- Un set bogat de rapoarte.
- Se poate folosi pe un singur calculator.
- Permite folosirea mai multor ceasuri de pontaj.
Rapoarte de Pontaj
Foaia Colectiva de Prezenta
Foaia Colectiva de Prezenta
Reprezinta raportul de baza pentru calculul salariului in formatul consacrat intocmirii pontajului in Romania si cuprinde orele lucrate zilnic si totalurile lunare pentru orele lucrate si nelucrate.
Raportul realizeaza compensarea orelor suplimentare aprobate cu timp liber (ore absenta).
Se poate genera pentru o luna, la minut sau rotunjit la ora si poate cuprinde toti angajatii sau doar cei dintr-un anumit departament, o anumita zona sau la nivel de responsabil de pontaj. Legenda:
| Co |
concediu de odihna |
| Bo |
boala obisnuita |
| Bp |
boala profesionala |
| Am |
accidente de munca |
| M |
maternitate |
| O |
obligatii cetatenesti |
| Prm |
program redus maternitate |
| Prb |
program redus boala |
| I |
invoiri si concedii fara salarii |
| N |
absente nemotivate |
| [C] |
ore compensate |
|
Fisa Individuala de Prezenta
Fisa Individuala de Prezenta
Raportul prezinta, la nivel de luna si angajat, delalierea zilnica si la minut a planificarii, prezentei, invoirilor, absentelor precum si a intervalelor de timp planificate si lucrate.
|
|
|
Pontaj Cumulat
Pontaj Cumulat
Analiza lunara, la minut sau rotunjit la ora, a tuturor tipurilor de ore, pe zone, departamente, manageri.
In plus, acest raport ajuta la compensarea orelor suplimentare cu timp liber platit prin calculul orelor absenta si suplimentare compensate.
Orele compensate se regasesc si in Foaia Colectiva de Prezenta
ORE COMPENSATE:
 |
Ore Absenta Compensate - Ore Absenta Nemotivate diminuate cu Orele Suplimentare Aprobate |
|
Ore Suplimentare Compensate - Orele Suplimentare Aprobate diminuate cu Orele Absenta Nemotivate |
|
|
|
|
Rapoarte de Verificare a Regulamentului de Ordine Interioara
Incidente - Analiza Saptamanala
Incidente - Analiza Saptamanala
Incidentele reprezintă încălcări ale normelor minimale cu privire la respectarea programului de lucru planificat.
Programul permite definirea multor tipuri de incidente de tipul:
Intarzieri cu mai mult de [???] minute .
Plecari mai devreme cu mai mult de [???] minute .
Absente cu durata mai mare de [???] minute .
unde [???] poate fi definit de utilizator.
În cazul alaturat sunt prezentate valorile pentru următoarele două incidente:
| I |
Sosiri la program cu întîrziere mai mare de 15 minute |
| D |
Plecări de la program cu cel puţin 15 minute mai devreme. |
Poate fi generat la nivel de Zona, Departament, Manager si Angajat.
|
Incident - Analiza Lunara
Incident - Analiza Lunara
Valorile în ore şi minute ale incidentului definit ca: “Sosire la program cu întârziere mai mare de 15 minute”.
În funcţie de definiţia incidentului se poate identifica lista angajaţilor care nu au respectat prevederile regulamentului de ordine interioară cu privire la programul de lucru.
Poate fi generat la nivel de Zona, Departament si Manager.
|
Rapoarte de Control
|
|
|
Sosiri si Plecari
Situatia Sosirilor si Plecarilor Angajatilor
Acest raport permite urmarirea ordinii in care sosesc sau pleaca angajatii.
Poate fi generat la nivel de Zona, Departament, Manager si Angajat.
|
Planificari Schimburi
Planificarea Angajatilor pe Schimburi
Prezinta graficul de lucru al angajatilor pe schimburi.
|
Planificari Ore
Planificarea Angajatilor pe Schimburi
Prezinta orele planificate ale schimburilor din graficul de lucru.
|
|
Rapoarte de Analiza
Sumar Ore Suplimentare Aprobate
Sumar Ore Suplimentare
Analiza detaliata a orelor suplimentare, propuse si/sau aprobate si a costurilor asociate.
Acest raport poate fi grupat dupa orice coloana, cum ar fi: Departament, Angajat, Zona, Schimb, Şef Echipa, Departament + Angajat etc.
|
Sumar Absente Rectificate
Sumar Absente Rectificate
Analiza detaliata a absentelor rectificate, propuse si/sau aprobate si a costurilor asociate.
Acest raport poate fi grupat dupa orice coloana, cum ar fi: Departament, Angajat, Zona, Schimb, Şef Echipa, Departament + Angajat etc.
|
Sumar Motivari Ore Nelucrate
Sumar Motivari Ore Nelucrate
Analiza detaliata a motivarilor orelor nelucrate, propuse si/sau aprobate si a costurilor asociate.
Acest raport poate fi grupat dupa orice coloana, cum ar fi: Departament, Angajat, Zona, Schimb, Şef Echipa, Departament + Angajat etc.
|
Analize Timp
Analiza Timpului
Acest raport este cel mai puternic instrument de analiza a timpului lucrat si nelucrat.
Poate fi grupat dupa orice coloana, cum ar fi: Departament, Angajat, Zona, Schimb, Şef Echipa, Departament + Angajat etc.
In exemplul alaturat este prezentata analiza timpului cu grupare pe Departament.
|
Analize Cost
Analiza Costului
Acest raport este cel mai puternic instrument de analiza a costului timpului lucrat si nelucrat.
Poate fi grupat dupa orice coloana, cum ar fi: Departament, Angajat, Zona, Schimb, Şef Echipa, Departament + Angajat etc.
In exemplul alaturat este prezentata analiza timpului cu grupare pe Manager (Sef de Echipa, Responsabil de Pontaj).
|
|
Alte Rapoarte
Lista de Angajati la o anumita Data
Lista de Angajati la o anumita data
Datorita dinamicii schimbarilor la nivel de angajat, situatia angajatilor la date diferite este diferita, chiar si pe parcursul aceleiasi luni.
Acest raport reprezinta lista angajatilor la o data anume.
|
Situatia Descarcarii Ceasurilor de Pontaj
Situatia ultimelor descarcari ale ceasurilor de pontaj
Raportul indica data si ora ultimei descarcari pentru fiecare condica electronica iar daca au existat probleme ce au impiedicat terminarea descarcarii cu succes, va indica eroarea aparuta.
In cazul in care ultima descarcare s-a efectuat intr-o zi anterioara datei curente, linia raportului are textul rosu.
|
Lucrul cu terminalele de pontaj
BIO-MATRIX PROFESSIONAL include posibilitatea de a se conecta la terminalele de pontaj intr-o multitudine de moduri, descrise mai jos.
Cu exceptia terminalelor fara conectivitate sau cele cu conectivitate directa prin USB, incarcarea datelor utilizatorilor si descarcarea sosirilor si plecarilor va fi efectuata de server, automat, in mod ciclic.
|
Fara Conectivitate
|
|
Unele terminale de pontaj pot fi folosite chiar si in lipsa oricarei modalitati de comunicare directa cu calculatorul, functionand pe baza datelor existente in memoria lor interna.
In acest mod, datele angajatilor (nume, prenume, cod, card) sunt transferate la terminalul de pontaj cu un stick usb. Ulterior, sosirile si plecarile pot fi descarcate pe stick-ul USB pentru transportul lor la calculator, incarcarea in baza de date si generarea pontajului. Lucrul cu stick-ul USB se face la statia de lucru si nu la server.
Pentru aceasta metoda de transfer de date ceasul de pontaj este necesar sa ofere conectivitate de tip "USB Host".
|
 |
|
Conectivitate Directa
|
|
Daca nu exista retea in locatia unde se instaleaza ceasul de pontaj, legatura dintre calculator si aparat poate fi facuta cu un cablu serial (pentru conectare seriala RS232), cablu de retea (pentru conectare Ethernet) sau cablu USB (pentru conectare USB).
Pentru conectarea prin cablu USB, ceasul de pontaj este necesar sa ofere conectivitate de tip "USB Client".
Terminalele conectate direct vor fi descarcate/incarcate la comanda utilizatorului, de la statia de lucru.
|
 |
|
Conectivitate prin RS485 cu ceasuri de pontaj aftare la distanta
|
|
Pentru conexiunea cu ceasurile de pontaj la distanta, neconectate in retea (de exemplu terminalele de la portile de intrare in fabrica unde nu exista retea), se poate folosi si modul de conectare prin RS485. In acest caz, aveti nevoie si de un convertor RS232/RS485 (se comanda separat) iar statia de lucru trebuie sa aibe port serial.
|
 |
|
Conectivitate prin retea
|
|
Este cea mai simpla si cel mai practica metoda de conectivitate. Ceasurile de pontaj vor fi conectate in reteaua locala de calculatoare in acelasi mod ca orice calculator. Aceast mod de conectare este posibil pentru ceasurile de pontaj conectabile in retea.
|
 |
|
Conectivitate In retea fara cablu
|
|
Daca nu este posibila cablarea cu fir de retea sau nu doriti sa folositi cablu de retea, ceasurile de pontaj se pot conecta in retea si prin WiFi. Acest mod de conectare este de obicei optional pentru ceasurile de pontaj. Asigurati-va ca ceasul de pontaj folosit are optiunea WiFi.
|
 |
|
Conectivitate prin GPRS
|
|
Orice locatie indepartata fara conectivitate la Internet poate fi conectata la Internet prin intermediul unui Router GPRS daca locatia are acoperire din partea unui operator de delefonie mobila. In acest caz in acea locatie poate fi montat unul sau mai multe terminale de pontaj. Comunicarea cu aceste terminale este identica cu a celor conectate in reteaua locala de calculatoare. Acest mod de comunicare necesita folosirea unei adrese IP publica. Si in acest mod de comunicare, serverul va descarca automat sosirile si plecarile din memoria ceasurilor de pontaj, in mod ciclic.
Router-ul GPRS si adresa IP publica cunt oferite de operatorul de telefonie mobila la pachet cu abonamentul de comunicatii de date. Un singur abonament este suficient pentru toate terminalele din locatie.
|
 |
|
Conectivitate prin Internet
|
|
Ceasurile de pontaj pot fi instalate si in locatii la distanta. Daca acele locatii sunt conectate la Internet printr-un router cu capabilitati de "port forwarding" si daca locatia are o adresa IP fixa rutabila atunci ceasurile de pontaj pot fi gestionate ca si cum ar fi conectate in reteaua locala de calculatoare. Aceast mod de conectare este posibil pentru ceasurile de pontaj conectabile in retea.
|
 |
|
Receptia sosirilor si plecarilor trimise de terminalele de pontaj cu GPRS
|
|
Ceasurile de pontaj cu optiunea GPRS permit transmiterea sosirilor si plecarilor in timp real, la server. Imediat dupa receptie, serverul va determina procesarea acestor date pentru a putea genera rapoarte in timp real despre prezenta angajatilor din locatii indepartate.
|
 |